Abrir uma empresa na Flórida envolve seguir vários passos legais e regulatórios importantes. Para lançar seu empreendimento com sucesso, você deve primeiro (i) escolher uma estrutura jurídica para definir o tipo de entidade, o regime tributário e a proteção contra responsabilidade civil. Em seguida, você deve (ii) registrar-se na Divisão de Corporações por meio do Sunbiz, preenchendo os documentos organizacionais apropriados e nomeando um agente registrado local. Após o registro, você precisa (iii) obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) junto à Receita Federal (IRS), necessário para operações bancárias comerciais e para fins tributários federais. Você também deve (iv) registrar-se no Departamento de Receita da Flórida para estabelecer seu status tributário estadual, caso pretenda vender mercadorias, contratar funcionários ou alugar imóveis comerciais.
Além disso, é fundamental (v) obter licenças válidas e cumprir as normas de zoneamento para garantir que sua empresa atenda a todas as leis locais de uso do solo e regulamentações específicas do setor. Por fim, se você pretende expandir sua equipe, deve (vi) contratar um seguro para os funcionários e comunicar as novas contratações para manter-se em conformidade com as diretrizes estaduais de indenização trabalhista e as exigências federais de relatórios de emprego.
Escolha uma estrutura legal
Ao registrar uma empresa, o proprietário deve classificar o tipo de entidade como uma Sociedade Limitada (LTDA) ou uma Sociedade Anônima (S/A). Ambas as estruturas possuem implicações tributárias e proteções de responsabilidade distintas; portanto, os proprietários de empresas devem compreender completamente essas diferenças antes de fazer uma classificação final.
• Registre-se na Divisão de Empresas
A menos que uma empresa individual esteja operando com o nome de nascimento legal do proprietário, o empresário deve registrar sua empresa diretamente pelo Sunbiz, que funciona como o portal oficial da Divisão de Corporações do Departamento de Estado da Flórida.
Se a empresa for classificada como uma corporação, o proprietário deve registrar o Contrato Social para constituir legalmente a entidade. Se a empresa for classificada como uma Sociedade Limitada (LLC), o proprietário deve registrar o Contrato Social. Independentemente da estrutura escolhida, o proprietário também deve nomear e registrar um agente registrado designado, que deverá manter um endereço comercial físico no estado da Flórida. Para atender a esses requisitos, o proprietário pode nomear um residente da Flórida, uma entidade nacional autorizada ou uma entidade estrangeira autorizada a realizar negócios neste estado, desde que seja capaz de manter um horário comercial regular para receber documentos legais oficiais e intimações em nome da empresa.
• Obtenha um Número de Identificação do Empregador
O proprietário de uma empresa precisa obter um Número de Identificação do Empregador (EIN, na sigla em inglês) para abrir uma conta bancária comercial e gerenciar os impostos federais. No entanto, se a empresa for estruturada como uma empresa individual sem funcionários, o proprietário está isento dessa exigência.
• Cadastre-se no Departamento de Receita da Flórida.
O proprietário de uma empresa deve se registrar no Departamento de Receita da Flórida para estabelecer o status tributário da empresa. Esse registro é obrigatório caso a empresa vá exercer determinadas atividades, como a venda de bens ou serviços tributáveis ou a contratação de funcionários.
• Licença e ordenamento de zoneamento válidos
Um empresário que atua em um setor regulamentado – como construção civil, saúde, imobiliário ou serviços profissionais especializados – deve obter as credenciais estaduais e as licenças profissionais adequadas antes de iniciar suas atividades. Além disso, o empresário deve garantir que sua localização comercial esteja em conformidade com as leis de zoneamento municipais ou estaduais.
• Obtenha seguro para os funcionários e registre-os no Centro de Notificação de Novos Funcionários na Flórida.
O proprietário de uma empresa que emprega funcionários na Flórida deve contratar um seguro de acidentes de trabalho de acordo com as diretrizes estaduais. Além disso, conforme o Estatuto da Flórida § 409.2576, o proprietário da empresa deve informar a todos os funcionários recém-contratados ou recontratados ao Centro de Notificação de Novas Contratações da Flórida (Florida New Hire Reporting Center) dentro de 20 dias a partir da data oficial de início do contrato. No entanto, caso o proprietário da empresa informe esses dados eletronicamente ou por fita magnética, deverá enviá-los em duas transmissões mensais, com intervalo mínimo de 12 dias e máximo de 16 dias entre elas.
Além disso, o proprietário de uma empresa também deve informar sobre quaisquer prestadores de serviços independentes dentro de 20 dias após a data de início do contrato ou a data do primeiro pagamento que exija uma declaração de informações, o que ocorrer primeiro, de acordo com a seção 6041A(a) do Código da Receita Federal de 1986. Os proprietários de empresas podem se cadastrar e enviar a declaração diretamente online por meio do portal de Serviços para Empregadores do Departamento de Receita da Flórida.
É importante também que o empresário se informe sobre a cobertura específica para proteger seus funcionários e cobrir os impostos estaduais. Esses requisitos dependem inteiramente do tipo de mão de obra que o empresário emprega e da natureza do negócio.
